Mail et pièce jointe

C'est l'histoire d'un mail et d'une pièce jointe ...

... qui vont faire un long parcours.

Petit retour en arrière. Le support de cette présentation qui s'est très bien passée ne fait que 100 ko et ce n'est pas bien grave de l'envoyer aux 15 participants de la réunion. Les informations qu'il contient sont importantes à partager et 100 petits ko ne vont pas influer sur la disparition du Gulf Stream.⁽¹⁾

C'est décidé, vous l'envoyez aux 3 personnes de votre entreprise, aux 5 de votre partenaire et au 7 de votre client. Il est 15 heures et le mail est parti.

Que s'est-il déjà passé ?

Vous avez juste envoyé le mail

Il est issu de votre disque dur. ➜ occurence n° 1 du fichier

Vous l'avez injecté dans votre mail qui est stocké aussi sur votre disque dur ; en effet, afin de travailler hors connexion, votre messagerie est dupliquée en local. ➜ occurence n° 2

Votre mail est stocké dans votre messagerie sur le serveur de votre entreprise. ➜ occurence n°3

Et ensuite le voyage interne de la pièce jointe commence

Il est distribué aux 3 personnes de votre entreprise. Certains serveurs de messagerie savent ne pas dupliquer les pièces jointes mais tous ne le font pas. Hélas, le vôtre ne sait pas le faire ; votre fichier se retrouve donc dans 3 boîtes aux lettres de plus. ➜ occurences n° 4, 5 et 6

Vos collègues récupèrent leurs messages sur leur poste de travail, dont le vôtre avec la si petite pièce jointe ; il se retrouve donc sur 3 postes de travail de plus. ➜ occurences n° 7, 8 et 9

Comme ce document est important, Pierre, Paul et Jacques, vos collègues, décident de le stocker sur leur disque dur dans le dossier idoine. ➜ occurences n° 10, 11 et 12

Cela commence à faire beaucoup ... mais ce n'est pas fini. Le Gulf Stream commence à flancher.

En effet, pour assurer la sécurité des données, les serveurs font l'objet d'une sauvegarde complète chaque semaine avec une durée de conservation de 6 semaines.

Donc dès ce soir, votre message et sa pièce jointe se retrouvent dans les sauvegardes. La transpiration commence à arriver, non ? Soyez rassurés, les logiciels de sauvegardes savent traiter les occurences multiples d'un fichier⁽²⁾. Mais dans 6 semaines, le fichier sera tout de même sur 6 sauvegardes. ➜ occurences n° 13 à 18

N'envisageons pas la situation, où pour se rassurer, des sauvegardes du poste de travail sont faites sur clé USB voire au niveau de l'entreprise.

Et le voyage continue à l'extérieur

Avec trois collègues, vous avez déjà ajouté 6 occurences en plus le soir et 6 de plus dans le mois et demi à venir.

Il y a 5 partenaires et 7 clients. Cela représente 24 occurences de plus le soir et 24 de plus dans 6 semaines. Oui, votre partenaire et votre client ont les même principes de messagerie et de sauvegardes que votre entreprise.

➜ 48 duplications supplémentaires de votre fichier !

Conclusion du scénario

Il est basé sur le fait que tout le monde va lire et stocker le support en local. En fait, c'est bien connu, peu de monde le fait ; lire et stocker ! Les deux et pas uniquement stocker. Disons que seules 5 personnes vont réellement le lire et le stocker. 10 occurences gagnées !

Pour envoyer le support à 5 personnes intéressées, votre mail a finalement généré 46 occurences du fichier (18 en interne + 48 en externe moins les 10 gagnées).

Ainsi en poids utile par personne, votre fichier de 100 ko s'est transformé en 4600 ko qui vont intéresser 5 personnes ; soit 900 ko par personne.

Donc un poids utile par personne intéressée de 9 fois plus au bout de 6 semaines

Je peux vous poser une question ? Combien de vos présentations font 100 ko ? Ne font elles pas plutôt 5 Mo voire 10 ? À 10 Mo, vous venez de générer un ¼ Go de données dans la soirée et ¼ de plus dans 6 semaines.

Pour rappel, l'homme est allé sur la Lune avec 72 ko.⁽³⁾

On arrête les pièces jointes ?

La réponse est bien évidemment : OUI !

Quasiment toujours, pas de petites exceptions ? Non ... toujours. Ce n'est qu'en transformant une manière de travailler que l'on crée des réflexes.

J'entends la contestation poindre. Mais sans pièce jointe, comment fait-on ?

 La solution

Votre fichier de 100 ko doit simplement être déposé dans un espace partagé et vous envoyez le lien en demandant au gens de ne télécharger le fichier que si réellement ils en ont l'intérêt. Vous en profitez pour leur faire un peu de teasing en expliquant le contenu du fichier. Vous verrez alors qu'un peu plus de monde prendra en compte votre support de présentation. L'avantage que vous pouvez aussi avoir avec certains stockages sera de connaitre le nombre de téléchargements et ainsi de mesurer l'intérêt sucité par votre mail.

Le fichier est sur votre poste de travail. Vous le téléchargez dans l'espace partagé sauvegardé. 5 personnes le téléchargent. Soit 7 occurences le soir de l'envoi et 6 de plus dans 6 semaines. Vous venez de gagner 3,5 fois la taille d'espace disque nécessaire pour partager votre fichier.

...

Encore des objections ? Car c'est du travail en plus, dites-vous ! Un peu, certes, mais il est nécessaire.

Et si vous choisissez les bons outils, tout peut être automatique.

Par exemple, Thunderbird ⎋⁽⁴⁾ peut être associé avec des extensions type FileLink ⎋⁽⁵⁾ et ensuite paramétré pour automatiquement faire le travail à votre place dès que vous joignez un fichier à votre mail ; il est stocké sur un partage à votre convenance et le lien est intégré dans votre mail.

Si vous travaillez avec Outlook comme messagerie, vous pouvez alors privilégier la solution FileVert ⎋⁽⁶⁾ qui propose, en version payante, un complément réalisant la même opération que FileLink avec Thunderbird. Vous pouvez aussi utiliser gratuitement ce service en intégrant manuellement le lien fourni.

Vous n'avez plus aucune excuse pour générer de l'occupation disque inutile avec des pièces jointes.

Notes et renvois

^{(1) : voir l'article sur le site notreplanete.info sur le Gulf Stream et les effets de son ralentissement ┃ retour au texte, note (1) ䷀
(2) : voir l'explication sur le site ionos.fr : Déduplication vs. Compression : deux approches ┃ retour au texte, note (2) ䷀
(3) : voir l'article sur le site inneance.fr sur l'Appolo Guidance Computer ┃ retour au texte, note (3) ䷀
(4) : lien envoyant dans un autre onglet sur le site de Thunderbird en français ┃ retour au texte, note (4) ䷀
(5) : lien envoyant dans un autre onglet sur le site de Thunderbird avec toutes les explications concernant FileLink et son utilisation ┃ retour au texte, note (5) ䷀
(6) : lien envoyant dans un autre onglet sur le site de FileVert ┃ retour au texte, note (6) ䷀}